Statut Studenckiego Koła Naukowego Archiwistów przy Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu
z dnia 14 grudnia 2020 r.
I. Organizacja SKNA przy UMK
II. Walne Zgromadzenie
III. Wybór Zarządu Koła
IV. Zarząd
V. Komisja rewizyjna
VI. Sekcje działające w ramach Koła
VII. Opiekun Naukowy Koła
VIII. Zmiany w statucie i rozwiązanie Koła
I. Organizacja SKNA przy UMK
1. Studenckie Koło Naukowe Archiwistów przy Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu, nazywane dalej Kołem, jest stowarzyszeniem studencko-doktoranckim działającym pod merytoryczną opieką nauczycieli akademickich Instytutu Historii i Archiwistyki UMK.
2. Siedzibą Koła jest Instytut Historii i Archiwistyki Wydziału Nauk Historycznych UMK.
3. Celem działalności Koła jest:
a) rozszerzanie wiedzy z zakresu archiwistyki poprzez objazdy, spotkania itp.,
b) współpraca z innymi organizacjami i instytucjami związanymi z archiwami i archiwistyką,
c) współpraca z innymi Kołami studenckimi UMK i innych uczelni,
d) zgłaszanie zmiany w programie studiów,
e) udział w życiu uczelni, wydziału i instytutu.
4. Członkiem Koła może być każdy student (niezależnie od stopnia i trybu studiów) lub doktorant Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, który:
a) zgłosi chęć wstąpienia do Koła,
b) będzie brać czynny udział w pracach Koła,
c) regularnie opłaca składki semestralne (według pkt. 11c jest możliwość odstąpienia od uiszczenia składki),
d) podpisze zobowiązanie członkowskie (zał. 1).
5. Członkostwo ustaje na skutek:
a) dobrowolnego wystąpienia z Koła zgłoszonego w formie pisemnej tradycyjnej lub elektronicznej do Prezesa,
b) zalegania ze składkami przez okres dłuższy niż rok, jeśli nie odstąpiono od płacenia składek na podstawie pkt. 11c,
c) utraty statusu studenta lub doktoranta.
6. Nauczyciele akademiccy i inne osoby niebędące studentami lub doktorantami UMK mogą uczestniczyć w pracach SKNA jako członkowie honorowi. Członek honorowy nie uiszcza składek, nie może uczestniczyć w głosowaniach Walnego Zgromadzenia, ani pełnić funkcji w Zarządzie Koła i Komisji Rewizyjnej. Członkostwo honorowe nadaje i odbiera Walne Zgromadzenie poprzez podjęcie uchwały.
7. Organami Koła są:
a) Walne Zgromadzenie,
b) Zarząd Koła,
c) Komisja Rewizyjna.
8. Finansowanie działalności Koła pochodzi:
a) ze składek członkowskich oraz otrzymanych dotacji,
b) z innych źródeł, np. darowizn, dofinansowania przez Instytut Historii i Archiwistyki lub inne organizacje.
9. Nazwa Koła w języku angielskim brzmi: Student Academic Society of Archivists.
II. Walne Zgromadzenie
10. Walne zgromadzenie składa się ze wszystkich członków Koła i jest zwoływane przez Zarząd Koła co najmniej dwa razy w roku. Termin jego odbycia ogłaszany jest przynajmniej tydzień przed sugerowanym terminem. W wyjątkowych sytuacjach może być zwołane na wniosek 25 % członków Koła lub Komisji Rewizyjnej za pisemną zgodą Opiekuna Koła.
11. Walnemu Zgromadzeniu przysługują następujące uprawnienia:
a) podejmowanie uchwał (bezwzględną większością głosów),
b) ustalanie wielkości semestralnej składki bądź jej zmiana,
c) zawieszenie składki członkowskiej na określony czas dla wszystkich członków Koła,
d) dysponowanie funduszami Koła,
e) wybór i odwoływanie członków Zarządu Koła,
f) wybór i odwoływanie członków Komisji Rewizyjnej,
g) dokonywanie zmian w Statucie Koła,
h) nadanie tytułu członka honorowego.
12. Walne Zgromadzenie podejmuje uchwały w obecności co najmniej 50 % członków Koła. W razie braku quorum, zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie w drugim terminie, w którym nie jest wymagana liczba 50 % członków.
III. Wybór Zarządu Koła
13. Zarząd Koła składa się z czterech członków wybieranych w głosowaniu jawnym (w przypadku zebrania w formie zdalnej) lub tajnym (w przypadku zebrania w formie stacjonarnej) przez Walne Zgromadzenie. Członkowie zarządu rozdzielają pomiędzy siebie funkcje: Prezesa, Sekretarza, Skarbnika i Bibliotekarza.
14. Prawo zgłaszania kandydatów do zarządu przysługuje wszystkim członkom koła.
15. Kadencja Zarządu trwa dwa lata kalendarzowe i rozpoczyna się zawsze 1 lipca.
16. Zarząd jest zobowiązany do zorganizowania nowych wyborów na ostatnim walnym zebraniu przed upływem kadencji, najpóźniej na dwa tygodnie przed jej upływem.
17. Na wniosek Komisji Rewizyjnej pozytywnie zaopiniowany przez Opiekuna Koła (pisemnie) Zarząd może zostać odwołany przed końcem kadencji przez Walne Zgromadzenie większością 75 % głosów przy obecności zawsze przynajmniej 50 % członków Koła.
18. Odwołany może być jeden z członków Zarządu lub Zarząd w całości. W wypadku odwołania Prezesa rozwiązaniu ulega automatycznie cały Zarząd. Każdy członek Zarządu Koła odwoływany jest większością przynajmniej 75% głosów Walnego Zgromadzenia.
19. W wypadku odwołania Zarządu jego obowiązki przejmuje Komisja Rewizyjna zobowiązana w najszybszym możliwym terminie, nie krótszym jednak niż siedem dni kalendarzowych, zorganizować wybory nowego Zarządu.
20. O podjęciu działań w celu odwołania Zarządu komisja rewizyjna informuje Zarząd w formie pisemnej nie później niż tydzień przed Walnym Zgromadzeniem.
21. W wypadku rozpoczęcia procedury mającej na celu odwołanie Zarządu tenże przygotowuje na Walne Zgromadzenie sprawozdanie ze swojej działalności, które jest zobowiązany przedstawić przed rozpoczęciem głosowania.
22. W wypadku wybrania nowego Zarządu w wyniku odwołania poprzedniego jego kadencja trwa dwa lata kalendarzowe liczone od 1 lipca poprzedzającego wybory.
23. W wypadku dobrowolnej rezygnacji Zarządu następuje analogiczna procedura jak w wypadku jego odwołania. Rezygnacja Zarządu musi zostać ogłoszona na Walnym Zgromadzeniu (zwołanym przez Zarząd) wraz z podaniem przyczyny rezygnacji oraz sprawozdania z prowadzonej działalności.
24. Rezygnacja jednego z członków Zarządu odbywa się przed Walnym Zgromadzeniem, na którym jednocześnie odbywają się wybory uzupełniające na dane stanowisko. Jeżeli ze swojej funkcji rezygnuje Prezes Zarządu dokonuje się wyboru uzupełniającego do Zarządu a jego członkowie od nowa rozdzielają między siebie funkcje.
IV. Zarząd
25. Zarząd zbiera się na wniosek Prezesa Zarządu Koła, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.
26. Zarząd podejmuje uchwały zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 50 % członków Zarządu. W razie równowagi głosów decyduje głos Prezesa.
27. Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
a) prowadzenie i koordynowanie prac Koła i jego sekcji,
b) dysponowanie funduszami Koła,
c) występowanie w imieniu Koła do władz uczelni bądź innych organizacji,
d) zwoływanie Walnego Zgromadzenia,
e) administrowanie stronami Koła w mediach społecznościowych,
f) składanie rocznego sprawozdania ze swojej działalności przed Walnym Zgromadzeniem,
g) zawieszenie składki członkowskiej na określony czas dla konkretnego członka Koła.
28. Do kompetencji Prezesa Koła należy:
a) zwoływanie posiedzeń Zarządu, prowadzenie jego obrad,
b) przewodniczenie obradom Walnego Zgromadzenia,
c) koordynowanie prac Zarządu,
d) reprezentowanie Koła przed władzami uczelni i jej jednostek, wykładowcami oraz poza uniwersytetem,
e) nadzorowanie stron Koła na mediach społecznościowych.
29. Sekretarz wspiera Prezesa w jego statutowej działalności i zastępuje go podczas jego nieobecności lub niedyspozycji. Ponadto do jego obowiązków należy:
a) sporządzanie protokołów Walnych Zgromadzeń, posiedzeń Zarządu, spotkań Zarządu z Opiekunem i zebrań członków;
b) zarządzanie bieżącą dokumentacją Koła;
c) archiwizowanie stron Koła na mediach społecznościowych;
d) obsługiwanie skrzynki e-mail Koła.
30. Skarbnik zbiera składki w wysokości uchwalonej przez Walne Zgromadzenie, opiekuje się funduszami Koła i dysponuje pieniędzmi zgodnie z decyzjami władz Koła zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowej. Skarbnik prowadzi nadzór nad działalnością finansową sekcji Koła.
31. Bibliotekarz opiekuje się biblioteką Koła, prowadzi katalog zbiorów i ewidencję wypożyczeń, dysponuje pieczęcią biblioteki. Bibliotekarz Koła ma prawo do zakupów książek na zasadach uchwalanych przez Walne Zgromadzenie, ponadto do jego obowiązków należy staranie się o pozyskiwanie nowych pozycji.
32. Poszczególni członkowie Zarządu przedstawiają na zebraniu Koła przynajmniej pod koniec każdego semestru sprawozdania ze swojej działalności na rzecz Koła.
33. Członkowie Zarządu zobowiązani są do przekazania całości wytworzonej dokumentacji (w formie tradycyjnej i elektronicznej) Opiekunowi Koła w ostatnim miesiącu trwania kadencji lub w momencie rezygnacji.
V. Komisja rewizyjna
34. Komisja Rewizyjna składa się z trzech członków Koła wybranych przez Walne Zgromadzenie w głosowaniu jawnym (w przypadku zebrań w formie zdalnej) lub tajnym (w przypadku zebrań w formie stacjonarnej) zwykłą większością głosów.
35. Kadencja komisji rewizyjnej trwa dwa lata licząc od najbliższego 1 lipca od dnia wyborów, chyba że poprzednia komisja rewizyjna złoży rezygnację. W takim wypadku Komisja Rewizyjna rozpoczyna kadencję natychmiast, ale liczona jest ona od ostatniego 1 lipca przed wyborami.
36. Nie można łączyć funkcji członka Komisji Rewizyjnej i Zarządu Koła.
37. Komisja Rewizyjna czuwa nad przestrzeganiem Statutu i prawidłowym dysponowaniem finansami Koła. Ponadto uprawniona jest do:
a) wglądu we wszystkie dokumenty, nie tylko finansowe, dotyczące działalności Koła,
b) okresowego raz w semestrze, zapoznania się z działalnością Koła,
c) wnioskowanie o odwołanie Zarządu lub jego członka,
d) składania wniosku o absolutorium dla Zarządu,
e) zwołanie Walnego Zgromadzenia w przypadku rozpoczęcia procedury zmierzającej do odwołania Zarządu oraz w celu wyboru nowych władz koła.
38. Komisja Rewizyjna ze swego składu wybiera przewodniczącego koordynującego jej działania.
VI. Sekcje działające w ramach Koła
39. Koło może zostać podzielone (lecz nie musi) na sekcje zagadnieniowe lub zadaniowe. Członkowie sekcji ze swego składu wybierają Kierownika Sekcji.
40. Kierownik Sekcji koordynuje działania sekcji, pr8ewodniczy jej zebraniom oraz reprezentuje ją w Kole.
41. Kierownik sekcji jest zobowiązany składać pisemne sprawozdanie semestralne z działalności sekcji na ręce Prezesa Zarządu. Ponadto sprawozdanie przedstawiane jest ustnie na ostatnim zebraniu Koła w danym semestrze.
42. Raz do roku Kierownik sekcji składa sprawozdanie z jej prac przed Walnym Zgromadzeniem.
43. Kierownicy nie wchodzą w skład Zarządu Koła, mogą być jednak zapraszani na jego posiedzenia w miarę bieżących potrzeb.
44. Działalność sekcji skierowana poza Koło musi być konsultowana z Walnym Zgromadzeniem lub Zarządem Koła.
45. Działanie sekcji finansowane jest z własnych środków Koła oraz funduszy pozyskiwanych od Władz i jednostek Uniwersytetu Mikołaja Kopernika jak również sponsorów zewnętrznych.
46. Finanse sekcji prowadzi jej Kierownik, przy czym ze swoich działań w tym zakresie składa sprawozdanie przed Skarbnikiem Koła.
VII. Opiekun Naukowy Koła
47. Wyboru Opiekuna Naukowego Koła dokonuje Walne Zgromadzenie zwykłą większością głosów.
48. Opiekunem Naukowym Koła zostać może jedynie nauczyciel akademicki Instytutu Historii i Archiwistyki UMK.
49. Opiekun Naukowy Koła pełni swoją funkcję do momentu, gdy się jej oficjalnie zrzeknie lub zostanie odwołany z tej funkcji przez Walne Zgromadzenie.
50. W sytuacji zaistnienia przejściowej niezdolności do pełnienia obowiązków przez Opiekuna Naukowego Koła, za jego zgodą Zarząd Koła może prosić innego nauczyciela akademickiego Instytutu Historii i Archiwistyki o pełnienie obowiązków Opiekuna Naukowego Koła do czasu ustania występującej przeszkody.
51. Opiekun Naukowy Koła sprawuje:
a) nadzór merytoryczny nad działaniami podejmowanymi przez Koło i jego organy;
b) pieczę nad dokumentacją wytworzoną przez Koło, pozostałą po wcześniejszych Zarządach.
52. Opiekun Naukowy Koła może udostępniać dokumentację wytworzoną przez Koło wszystkim członkom Koła za zgodą swoją lub Zarządu.
VIII. Zmiany w statucie i rozwiązanie Koła
53. Zmiany w statucie proponować może Zarząd Koła, Komisja Rewizyjna oraz co najmniej 5 członków Walnego Zgromadzenia.
54. Wszelkie zmiany w Statucie Koła podjęte muszą być uchwałą Walnego Zgromadzenia, podjętą większością ponad 50% głosów członków Koła.
55. Rozwiązanie Koła podjęte może być uchwałą Walnego Zgromadzenia podjętą przez co najmniej 75% członków lub uzasadnioną decyzją Rektora UMK.
56. O rozwiązaniu Koła bądź zmianie statutu Zarząd jest zobowiązany w terminie 7 dni poinformować pisemnie władze UMK.
57. W przypadku rozwiązania Koła jego majątek przekazany zostanie UMK.
58. Statut uchwalony został przez Walne Zgromadzenie SKNA przy UMK 14 grudnia 2020 r.