Statut Studenckiego Koła Naukowego Archiwistów przy Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu

z dnia 7 stycznia 2013 r.

I. Organizacja SKNA przy UMK
II. Walne Zgromadzenie
III. Wybór Zarządu Koła
IV. Zarząd
V. Komisja rewizyjna
VI. Sekcje działające w ramach Koła
VII. Opiekun Naukowy Koła
VIII. Zmiany w statucie i rozwiązanie Koła

I. Organizacja SKNA przy UMK

II. Walne zgromadzenie

7. Walne zgromadzenie składa się ze wszystkich członków Koła i jest zwoływane przez Zarząd Koła co najmniej dwa razy w roku. W wyjątkowych sytuacjach może być zwołane na wniosek 25 % członków Koła lub Komisji Rewizyjnej za pisemną zgodą Opiekuna Koła.
8. Walnemu Zgromadzeniu przysługują następujące uprawnienia:
a) podejmowanie uchwał (bezwzględną większością głosów),
b) ustalanie wielkości semestralnej składki, bądź jej zmiana,
c) dysponowanie funduszami Koła,
d) wybór i odwoływanie członków Zarządu Koła,
e) wybór i odwoływanie członków Komisji Rewizyjnej,
f) dokonywanie zmian w Statucie Koła.
9. Walne Zgromadzenie podejmuje uchwały w obecności co najmniej 50 % członków Koła. W razie braku quorum, zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie w drugim terminie, w którym nie jest wymagana liczba 50 % członków.

 III. Wybór Zarządu Koła

10. Zarząd koła składa się z czterech członków wybieranych w głosowaniu jawnym przez Walne Zgromadzenie. Członkowie zarządu rozdzielają pomiędzy siebie funkcje: Prezesa, Sekretarza, Skarbnika i Bibliotekarza.
11. Prawo zgłaszania kandydatów do zarządu przysługuje wszystkim członkom koła.
12. Kadencja Zarządu trwa dwa lata kalendarzowe i rozpoczyna się zawsze 1 lipca.
13. Zarząd jest zobowiązany do zorganizowania nowych wyborów na ostatnim walnym zebraniu przed upływem kadencji, najpóźniej na dwa tygodnie przed jej upływem.
14. Na wniosek Komisji Rewizyjnej pozytywnie zaopiniowany przez Opiekuna Koła (pisemnie) Zarząd może zostać odwołany przed końcem kadencji przez Walne Zgromadzenie większością 75 % głosów przy obecności zawsze przynajmniej 50 % członków Koła.
15. Odwołany może być jeden z członków Zarządu lub Zarząd w całości. W wypadku odwołania Prezesa rozwiązaniu ulega automatycznie cały Zarząd. Każdy członek Zarządu Koła odwoływany jest większością przynajmniej 75% głosów Walnego Zgromadzenia.
16. W wypadku odwołania Zarządu jego obowiązki przejmuje Komisja Rewizyjna zobowiązana w najszybszym możliwym terminie, nie krótszym jednak niż siedem dni kalendarzowych, zorganizować wybory nowego Zarządu.
17. O podjęciu działań w celu odwołania Zarządu komisja rewizyjna informuje Zarząd w formie pisemnej nie później niż tydzień przed Walnym Zgromadzeniem.
18. W wypadku rozpoczęcia procedury mającej na celu odwołanie Zarządu tenże przygotowuje na Walne Zgromadzenie sprawozdanie ze swojej działalności, które zobowiązany jest przedstawić przed rozpoczęciem głosowania.
19. W wypadku wybrania nowego Zarządu w wyniku odwołania poprzedniego jego kadencja trwa dwa lata kalendarzowe liczone od 1 lipca poprzedzającego wybory.
20. W wypadku dobrowolnej rezygnacji Zarządu następuje analogiczna procedura jak w wypadku jego odwołania. Rezygnacja Zarządu musi zostać ogłoszona na Walnym Zgromadzeniu (zwołanym przez Zarząd) wraz z podaniem przyczyny rezygnacji oraz sprawozdania z prowadzonej działalności.
21. Rezygnacja jednego z członków Zarządu odbywa się przed Walnym Zgromadzeniem, na którym jednocześnie odbywają się wybory uzupełniające na dane stanowisko. Jeżeli ze swojej funkcji rezygnuje Prezes Zarządu dokonuje się wyboru uzupełniającego do Zarządu a jego członkowie od nowa rozdzielają między siebie funkcje.

 IV. Zarząd

22. Zarząd zbiera się na wniosek Prezesa Zarządu Koła, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu.
23. Zarząd podejmuje uchwały zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 50 % członków Zarządu. W razie równowagi głosów decyduje głos Prezesa.
24. Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
a) prowadzenie i koordynowanie prac Koła i jego sekcji,
b) dysponowanie funduszami Koła,
c) występowanie w imieniu Koła do władz uczelni bądź innych organizacji,
d) zwoływanie Walnego Zgromadzenia.
25. Do kompetencji Prezesa Koła należy:
a) zwoływanie posiedzeń Zarządu, prowadzenie jego obrad,
b) przewodniczenie obradom Walnego Zgromadzenia,
c) koordynowanie prac Zarządu,
d) reprezentowanie Koła przed władzami uczelni i jej jednostek, wykładowcami oraz po za uniwersytetem,
e) składanie raz do roku w imieniu Zarządu Koła sprawozdania z jego działań przed Walnym Zgromadzeniem.
26. Pisarz Koła wspiera Prezesa w jego statutowej działalności i zastępuje go podczas jego nieobecności lub niedyspozycji.
27. Pisarz Koła prowadzi kancelarię Koła. Do jego obowiązków kancelaryjnych należy zwłaszcza sporządzanie protokołów Walnych Zgromadzeń, zebrań członków i posiedzeń Zarządu, prowadzenie korespondencji Koła i opieka nad jego pieczęcią.
28. Skarbnik zbiera składki w wysokości uchwalonej przez Walne Zgromadzenie, opiekuje się funduszami Koła i dysponuje pieniędzmi zgodnie z decyzjami władz Koła zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowej. Skarbnik prowadzi nadzór nad działalnością finansową sekcji Koła.
29. Bibliotekarz opiekuje się biblioteką Koła, prowadzi katalog zbiorów i ewidencję wypożyczeń, dysponuje pieczęcią biblioteki. Bibliotekarz Koła ma prawo do zakupów książek na zasadach uchwalanych przez Walne Zgromadzenie, ponadto do jego obowiązków należy staranie się o pozyskiwanie nowych pozycji.

 V. Komisja rewizyjna

30. Komisja Rewizyjna składa się z trzech członków Koła wybranych przez Walne Zgromadzenie w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów.
31. Kadencja komisji rewizyjnej trwa dwa lata licząc od najbliższego 1 lipca od dnia wyborów, chyba że poprzednia komisja rewizyjna złoży rezygnację. W takim wypadku Komisja Rewizyjna rozpoczyna kadencję natychmiast ale liczona jest ona od ostatniego 1 lipca przed wyborami.
32. Nie można łączyć funkcji członka Komisji Rewizyjnej i Zarządu Koła.
33. Komisja Rewizyjna czuwa nad przestrzeganiem Statutu i prawidłowym dysponowaniem finansami Koła. Ponadto uprawniona jest do:
a) wglądu we wszystkie dokumenty, nie tylko finansowe, dotyczące działalności Koła,
b) okresowego, raz w roku, zapoznania się z działalnością Koła,
c) wnioskowanie o odwołanie Zarządu lub jego członka,
d) składania wniosku o absolutorium dla Zarządu,
e) zwołanie Walnego Zgromadzenia w przypadku rozpoczęcia procedury zmierzającej do odwołania Zarządu oraz w celu wyboru nowych władz koła.
34. Komisja Rewizyjna ze swego składu wybiera przewodniczącego koordynującego jej działania.

 VI. Sekcje działające w ramach Koła

35. Koło może zostać podzielone (lecz nie musi) na sekcje zagadnieniowe lub zadaniowe. Członkowie sekcji ze swego składu wybierają Kierownika Sekcji.
36. Kierownik Sekcji koordynuje działania sekcji, przewodniczy jej zebraniom oraz reprezentuje ją w Kole.
37. Kierownik sekcji jest zobowiązany składać miesięczne sprawozdanie z działalności sekcji na ręce Prezesa Zarządu. Sprawozdanie przedstawiane zostają na posiedzeniach Zarządu Koła a w razie konieczności również na Walnym Zgromadzeniu.
38. Raz do roku Kierownik sekcji składa sprawozdanie z jej prac przed Walnym Zgromadzeniem.
39. Kierownicy nie wchodzą w skład Zarządu Koła, mogą być jednak zapraszani na jego posiedzenia w miarę bieżących potrzeb.
40. Działalność sekcji skierowana po za Koło musi być konsultowana z Walnym Zgromadzeniem lub Zarządem Koła.
41. Działanie sekcji finansowane jest z własnych środków Koła oraz funduszy pozyskiwanych od Władz i jednostek Uniwersytetu Mikołaja Kopernika jak również sponsorów zewnętrznych.
42. Finanse sekcji prowadzi jej Kierownik przy czym ze swoich działań w tym zakresie składa sprawozdanie przed Skarbnikiem Koła.

 VII. Opiekun Naukowy Koła

43. Wyboru Opiekuna Naukowego Koła dokonuje Walne Zgromadzenie zwykłą większością głosów.
44. Opiekunem Naukowym Koła zostać może jedynie nauczyciel akademicki Instytutu Historii i Archiwistyki UMK.
45. Opiekun Naukowy Koła pełni swoją funkcję do momentu gdy się jej oficjalnie zrzeknie lub zostanie odwołany z tej funkcji przez Walne Zgromadzenie .
46. W sytuacji zaistnienia przejściowej niezdolności do pełnienia obowiązków przez Opiekuna Naukowego Koła, za jego zgodą Zarząd Koła może prosić innego nauczyciela akademickiego Instytutu Historii i Archiwistyki o pełnienie obowiązków Opiekuna Naukowego Koła do czasu ustania występującej przeszkody.
47. Opiekun Naukowy Koła sprawuje nadzór merytoryczny nad działaniami podejmowanymi przez Koło i jego organy.

 VIII. Zmiany w statucie i rozwiązanie Koła

48. Zmiany w statucie proponować może Zarząd Koła, Komisja Rewizyjna oraz co najmniej 5 członków Walnego Zgromadzenia.
49. Wszelkie zmiany w Statucie Koła podjęte muszą być uchwałą Walnego Zgromadzenia, podjętą większością ponad 50% głosów członków Koła.
50. Rozwiązanie Koła podjęte może być uchwałą Walnego Zgromadzenia podjętą przez co najmniej 75% członków lub uzasadnioną decyzją Rektora UMK.
51. O rozwiązaniu Koła bądź zmianie statutu Zarząd jest zobowiązany w terminie 7 dni poinformować pisemnie władze UMK.
52. W przypadku rozwiązania Koła jego majątek przekazany zostanie UMK.
53. Statut uchwalony został przez Walne Zgromadzenie SKNA przy UMK 7 stycznia 2013 r.